Das Schutzgesetz regelt unter anderem, wer als Whistleblower gilt und wie er geschützt wird, welche Unternehmen interne Meldewege einrichten und betreiben müssen, wie interne und externe Meldewege gestaltet sein müssen und wie mit Hinweisen umzugehen ist. Darüber hinaus gelten in bestimmten Bereichen Sonderregelungen, zum Beispiel durch das Kreditwesengesetz.
Wer im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit von einer Rechtsverletzung Kenntnis erlangt und diese durch einen Hinweis aufdeckt, gehört zum Kreis der geschützten Hinweisgeber (Whistleblower). Neben Arbeitnehmern sind dies z.B. auch Praktikanten, Mitglieder von Organen (z.B. Geschäftsführung), Mitarbeiter von Auftragnehmern und (Unter-)Lieferanten. Anwendungsbereich Vieles spricht dafür, aber das Gesetz ist diesbezüglich unklar, dass das HSchG für Arbeitgeber mit mindestens 50 Beschäftigten gilt, wenn die Möglichkeit besteht, dass sie von Informationen in den im HSchG genannten Bereichen betroffen sein könnten. Das HSchG kann auch unterhalb dieser Schwelle gelten, wenn Unternehmen in bestimmten sensiblen Bereichen tätig sind (z.B. Finanzdienstleistungen und -produkte). Es gilt nicht für Einzelkaufleute. Das HSchG gilt für Meldungen von (vermuteten) Verstößen gegen Vorschriften in den Bereichen öffentliches Auftragswesen, Finanzdienstleistungen, Produktsicherheit, Verkehrssicherheit, Umweltschutz, Lebensmittelsicherheit, Tierschutz, öffentliche Gesundheit, Verbraucherschutz, Datenschutz und Korruption. Whistleblower verdienen Schutz Whistleblower sind berechtigt, die Verfahren und den Schutz für die Meldung ab dem Zeitpunkt der Meldung in Anspruch zu nehmen, wenn sie zum Zeitpunkt der Meldung aufgrund der tatsächlichen Umstände und der ihnen zur Verfügung stehenden Informationen davon ausgehen können, dass die von ihnen gemachten Angaben wahr sind und in den Anwendungsbereich des HSchG fallen. Vertraulichkeit, Verschwiegenheitspflicht und Identitätsschutz Die Identität von Whistleblowern muss durch interne und externe Stellen geschützt werden. Dies gilt auch für alle anderen Informationen, aus denen die Identität von Hinweisgebern direkt oder indirekt abgeleitet werden kann. Eine Offenlegung ist nur in ganz bestimmten, eng umgrenzten Fällen zulässig.
Wozu dienen Whistleblower Systeme?
Whistleblowing dient dazu, Erkenntnisse über Verstöße zu gewinnen, um rechtzeitig auf internes Fehlverhalten reagieren und mögliche Schäden abwenden zu können.
Meldesysteme zum Schutz von Whistleblowern
Grundsätzlich sollten Hinweisgebersysteme sowohl europaweite Mindeststandards als auch den bisher oft vernachlässigten Schutz von Hinweisgebern sicherstellen, um mehr Meldungen über Verstöße gegen Unionsrecht zu erhalten und aufzuklären. Einerseits stehen betroffene Unternehmen, Staat und Gemeinden vor großen Herausforderungen bei der Implementierung geeigneter Hinweisgebersysteme. Andererseits bietet die Einrichtung von Meldestellen die Chance, durch zeitnahe Information über Verstöße rechtzeitig Schadensbegrenzung betreiben zu können und öffentliche Skandale zu vermeiden, da Hinweisgeber regelmäßig vor der Entscheidung stehen, intern oder an (Strafverfolgungs-)Behörden zu melden.
Was muss ich als Unternehmer im Zusammenhang mit dem Whistleblower-Schutzgesetz beachten?
Das Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern (HschG) ist ein wichtiger Schritt zur Schaffung einer ethischen und verantwortungsvollen Arbeitsplatzkultur. Es bietet Schutz für Whistleblower und verpflichtet Unternehmen und öffentliche Stellen, interne Hinweisgebersysteme einzurichten und dadurch Whistleblower zu schützen. In diesem Artikel erläutern wir, was Unternehmer über dieses Gesetz wissen müssen und wie sie es am besten umsetzen können.
Was ist das Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern (Whistleblower Protection Act)?
Das Whistleblower-Schutzgesetz ist ein deutsches Gesetz, das im Februar 2023 in Kraft getreten ist. Es schützt Whistleblower, die Fehlverhalten oder Rechtsverstöße in Unternehmen und juristischen Personen des öffentlichen Sektors melden. Das Gesetz ist ein wichtiger Schritt zur Schaffung einer ethischeren und verantwortungsvolleren Arbeitsplatzkultur und bietet Hinweisgebern Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen wie Kündigung, Degradierung oder Diskriminierung. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HschG) soll dazu beitragen, eine offene und transparente Unternehmenskultur zu fördern und Fehlverhalten wirksam zu bekämpfen.
Mehr Details
Für welche Verstöße gilt das Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern?
(materieller Geltungsbereich)
Hier soll zwischen Österreich und Deutschland unterzeichnet werden
Österreich
Die Whistleblower-Richtlinie und das UVHG zielen auf Verstöße gegen das Unionsrecht ab, insbesondere: öffentliches Auftragswesen; Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung; Produktsicherheit und Einhaltung von Vorschriften; Straßenverkehrssicherheit; Umweltschutz; Strahlenschutz und nukleare Sicherheit; Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz; öffentliche Gesundheit; Verbraucherschutz; Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen; finanzielle Interessen der Union und Binnenmarktvorschriften. Ausgenommen sind Verordnungen zum Schutz von Verschlusssachen oder der anwaltlichen, notariellen und ärztlichen Schweigepflicht sowie Strafverfahren.
Deutschland
Das Whistleblower-Schutzgesetz gilt für Verstöße gegen das Strafrecht, das Verwaltungsrecht, das Arbeitsrecht, das Handelsrecht und das Umweltrecht. Bei den Verstößen kann es sich z.B. um Betrug, Diebstahl, Korruption, Diskriminierung, Mobbing, sexuelle Belästigung, Verstöße gegen Arbeitsschutzvorschriften oder Umweltgesetze handeln. Das HschG gilt jedoch nicht für Verstöße gegen das Privatrecht oder das Steuerrecht.
Wer fällt unter das Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern (Whistleblower Protection Act)?
(persönlicher Geltungsbereich)
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HschG) gilt für Arbeitnehmer, Beamte, Praktikanten, Auszubildende und Auftragnehmer, die im Rahmen ihrer Tätigkeit auf Fehlverhalten oder Rechtsverstöße aufmerksam werden. Der sachliche Anwendungsbereich des HSchG umfasst Verstöße gegen das Strafrecht, das Verwaltungsrecht, das Arbeitsrecht, das Wirtschaftsrecht und das Umweltrecht. Das HschG gilt grundsätzlich für Hinweise auf Rechtsverletzungen in Unternehmen und in juristischen Personen des öffentlichen Rechts mit mindestens 50 Beschäftigten. Auch unterhalb dieser Schwelle gilt das Gesetz in bestimmten Regelungsbereichen nach Teil I.B und Teil II des Anhangs der Whistleblower-Richtlinie. Dazu gehören z.B. der Finanzdienstleistungssektor und die Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Das HSchG gilt auch für Whistleblowing bei Verstößen gegen steuerlich gelistete Vorschriften, wie z.B. im Bereich des öffentlichen Auftragswesens, des Umwelt-, Verbraucher- und Datenschutzes sowie der finanziellen Interessen der EU.
Das HSchG gilt nicht für Einzelunternehmer.
Welche Pflichten haben Unternehmen und juristische Personen des öffentlichen Sektors?
Unternehmen und juristische Personen des öffentlichen Sektors sind nach § 11 HschG verpflichtet, ein internes Hinweisgebersystem für ihre Beschäftigten, Mitarbeiter und Leiharbeitnehmer einzurichten. Das interne System muss so ausgestaltet sein, dass es Hinweisgeber ermutigt, die interne Stelle einer externen Stelle vorzuziehen. Das Whistleblower-System muss vertraulich, anonym und zugänglich sein. Es sollte klar kommuniziert werden, wie das System genutzt werden kann und welche Schritte zur Untersuchung von Hinweisgebern unternommen werden. Das System sollte von der Unternehmensleitung unabhängig sein und von einer speziell dafür zuständigen Stelle betrieben werden. Die Mitarbeiter sollten über das interne Hinweisgebersystem und den Schutz von Hinweisgebern informiert werden. Schulungen können dazu beitragen, das Bewusstsein zu schärfen und die Mitarbeiter zu ermutigen, Bedenken oder Fragen zu äußern. Das interne Hinweisgebersystem sollte eine schnelle Reaktion auf eingehende Hinweise gewährleisten. Unternehmen sollten über einen Plan zur Untersuchung und Behebung von Fehlverhalten oder Rechtsverstößen verfügen, der von einer speziell dafür zuständigen Stelle geleitet wird.
Wer ist zur Meldung berechtigt?
Zugang zum internen Hinweisgebersystem haben nur aktive oder ehemalige Mitarbeiter, wenn sie im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erhalten haben. Zugang zum externen Hinweisgebersystem haben alle Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erhalten haben. Dazu gehören aktive, ehemalige und künftige Mitarbeiter, Selbstständige, Aktionäre und Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgane sowie Freiwillige und Praktikanten.
Interne und externe Meldesysteme
Das interne Meldesystem kann in Form eines E-Mail-Postfachs oder einer internetbasierten Plattform gestaltet werden. Letztere hat den Vorteil, dass die Meldung anonym erfolgen kann, was die Vertraulichkeit sicherstellt und Whistleblower ermutigt, sich intern zu melden. Auf diese Weise kann die Meldung intern bearbeitet und ein möglicher Verstoß ohne Einschaltung Dritter behoben werden. Der Ombudsmann der Provinz ist für die externe Meldung von Verstößen gegen das Unionsrecht in Angelegenheiten der Provinzgesetzgebung zuständig. Eine externe Meldung kann nach oder ohne vorherige Inanspruchnahme des internen Whistleblower-Systems erfolgen. Hinweisgebersysteme müssen sicher konzipiert, eingerichtet und betrieben werden, um die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und anderer in der Meldung genannter Personen zu schützen. Unbefugte dürfen keinen Zugang zu den Meldungen haben; schon die Möglichkeit des Zugriffs durch einen IT-Administrator verletzt die Vertraulichkeit. Zur Erleichterung der Umsetzung können die internen Meldewege von den Gemeinden oder von gemeinsamen staatlichen Stellen gemeinsam betrieben werden.
Interne Meldesysteme
Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten sind verpflichtet, ein Meldesystem einzurichten. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigte handelt. Bei wechselnden oder saisonal schwankenden Beschäftigtenzahlen ist die Mindestanzahl auf der Grundlage der durchschnittlichen Beschäftigtenzahl des vorangegangenen Kalenderjahres zu ermitteln. Als interne Meldestelle kann nach dem HSchG sowohl eine natürliche Person (z.B. Compliance Officer) als auch eine Abteilung oder sonstige Organisationseinheit (z.B. Personalabteilung) im Unternehmen gelten. Es bleibt dem jeweiligen Unternehmen überlassen, ob Informationen nur mündlich oder schriftlich oder in beiden Formen übermittelt werden können. Die interne Meldestelle kann auch an einen Dritten (z. B. ein Beratungsunternehmen) ausgelagert werden. Beispiele für interne Meldewege: Beschwerdebriefkasten, Online-Plattform, Intranet, E-Mail-Adresse, Telefon-Hotline, Ombudsstelle, gemeinsame Konzernmeldestelle Verpflichtung des Arbeitgebers Der Arbeitgeber informiert alle Beschäftigten im Unternehmen in leicht zugänglicher und verständlicher Form über die Möglichkeit und das Verfahren der Meldung, z. B. über Newsletter, Aushänge oder E-Mail. Der Arbeitgeber stellt außerdem sicher, dass die internen Meldewege mit angemessenen personellen und finanziellen Ressourcen ausgestattet sind. Die Technologie und die Kommunikationsmittel, die zwischen der internen Meldestelle und dem potenziellen Hinweisgeber zu verwenden sind, sind im Gesetz nicht ausdrücklich festgelegt. Die Vertraulichkeit und Identität des Hinweisgebers sowie Dritter muss jederzeit gewahrt werden. Die Identität des Hinweisgebers darf nicht ohne seine Zustimmung offengelegt werden. Vorsicht ist geboten: Es muss sichergestellt sein, dass die Meldestelle auch anonymen Hinweisen nachgehen kann und der anonyme Hinweisgeber ebenso geschützt ist. Das interne Meldesystem sollte so attraktiv gestaltet sein, dass sich Hinweisgeber vorrangig an dieses wenden. Hinweis: Obwohl keine Sanktion für die Nichteinrichtung der internen Meldestelle vorgesehen ist, sollten sich die Unternehmen bewusst sein, dass die Einrichtung der internen Meldestelle Risiken verhindern kann, die mit einer externen Meldung oder Veröffentlichung verbunden sein können, wie z.B. Reputationsschäden.
Externe Meldesysteme
Neben der Einrichtung von internen Meldewegen sieht das HschG auch die Einrichtung von externen Meldewegen vor. Grundsätzlich ist das Bundesamt für Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung (BKA) als externe Meldestelle vorgesehen und zuständig. Für den Bereich der Finanzdienstleister sind aber auch die Finanzmarktaufsicht (FMA) oder die Geldwäschemeldestelle zuständig. Hinweis: Hinweisgeber sollen sich in erster Linie dann an die externe Meldestelle wenden, wenn eine Bearbeitung über das interne System nicht möglich, nicht zweckmäßig, nicht zumutbar, erfolglos oder aussichtslos ist. Umsetzungsfrist Für die Einrichtung einer internen und externen Meldestelle gilt eine Übergangsfrist von sechs Monaten ab Inkrafttreten des Whistleblowerschutzgesetzes. Dies bedeutet, dass Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitern ab dem 25. August 2023 eine interne Meldestelle einrichten müssen. Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern müssen bis zum 17. Dezember 2023 eine interne Meldestelle einrichten.
Wie können Unternehmen ein internes Whistleblower-System einrichten?
Die Einrichtung eines internen Hinweisgebersystems ist für Unternehmen und juristische Personen des öffentlichen Sektors obligatorisch. Ein wirksames Hinweisgebersystem sollte die folgenden Merkmale aufweisen: Vertraulichkeit und Anonymität Hinweisgeber möchten oft anonym bleiben, um Nachteile oder Repressalien seitens ihres Arbeitgebers zu vermeiden. Das interne Hinweisgebersystem sollte sicherstellen, dass Hinweise vertraulich behandelt werden und dass keine Rückschlüsse auf den Hinweisgeber gezogen werden können. Das interne Whistleblowing-System sollte für alle Mitarbeiter und Angestellten zugänglich und einfach zu bedienen sein. Es sollte klar kommuniziert werden, wie das System genutzt werden kann und welche Schritte zur Untersuchung von Hinweisen unternommen werden.
Unabhängigkeit
Das interne Whistleblowing-System sollte unabhängig von der Unternehmensleitung sein und von einer speziellen Stelle betrieben werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Hinweise unabhängig untersucht und bearbeitet werden können. Mitarbeiterschulung Die Mitarbeiter sollten über das interne Hinweisgebersystem und den Schutz von Hinweisgebern informiert werden. Schulungen können dazu beitragen, das Bewusstsein für das Thema zu schärfen und die Mitarbeiter zu ermutigen, Bedenken oder Fragen zu äußern.
Schnelle Reaktion
Das interne Whistleblower-System sollte eine schnelle Reaktion auf eingehende Hinweise gewährleisten. Unternehmen sollten über einen Plan zur Untersuchung und Behebung von Fehlverhalten oder Rechtsverstößen verfügen, der von einer speziellen Stelle geleitet wird.
Schutz von Whistleblowern
Unternehmen sollten sicherstellen, dass Whistleblower vor Repressalien oder Nachteilen durch den Arbeitgeber geschützt werden. Das HschG verbietet ausdrücklich jede Form der Vergeltung gegen Whistleblower. Die Unternehmen sollten sicherstellen, dass Hinweisgeber keine Konsequenzen befürchten müssen und dass ihre Identität und ihr Anliegen geschützt sind.
Anwälte als interne externe Instanzen?
Unternehmen können auch Anwälte als externe interne Stellen beauftragen. Dies ist besonders empfehlenswert, weil die Beurteilung, ob ein relevanter Fall vorliegt, in der Regel komplex ist.
Was sind die Folgen eines Verstoßes gegen das Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern?
Unternehmen und juristische Personen des öffentlichen Sektors, die gegen das HSchG verstoßen, können mit Bußgeldern bestraft werden. Diese können bis zu 40.000 Euro betragen. Darüber hinaus können Unternehmen auch mit Schadensersatzansprüchen von Hinweisgebern oder anderen Betroffenen rechnen. Dies gilt insbesondere für den Fall, dass die Anonymität von Hinweisgebern gewährleistet ist.
Schutzwürdigkeit von Whistleblowern
Um Schutz zu erhalten, muss der Hinweisgeber berechtigten Grund zu der Annahme haben, dass die Informationen wahr sind und in den Geltungsbereich des Bundesgesetzes fallen. Es besteht kein Schutz für wissentlich falsche oder irreführende Hinweise. Die Weitergabe wissentlich falscher Informationen kann zu Schadensersatzansprüchen führen und stellt eine Ordnungswidrigkeit dar.
Fazit
Das Whistleblower-Schutzgesetz ist ein wichtiger Schritt zur Schaffung einer ethischeren und verantwortungsvolleren Arbeitsplatzkultur. Durch die Umsetzung des HschG können Unternehmen und juristische Personen des öffentlichen Sektors Vertrauen in ihre Organisation aufbauen und ein positives Arbeitsumfeld schaffen. Es ist wichtig, dass Unternehmen und juristische Personen des öffentlichen Sektors sicherstellen, dass sie über ein internes Whistleblower-System verfügen, um Hinweisgeber zu schützen und ihnen die Möglichkeit zu geben, Bedenken oder Fragen zu äußern. Die Unternehmen sollten auch sicherstellen, dass sie die Bestimmungen des HSchG einhalten und keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Whistleblower ergreifen.
Einrichtung eines Hinweisgebersystems mit UNOY
Das Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern (Whistleblower Protection Act) ist eine wichtige Entwicklung für Unternehmen und juristische Personen des öffentlichen Sektors. Es bietet wichtigen Schutz für Hinweisgeber und trägt zur Schaffung einer ethischeren und verantwortungsvolleren Arbeitsplatzkultur bei.
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Wie funktioniert das?
Es ist ganz einfach! Experten können mit der No-Code-Plattform von UNOY® eine Wissens-App erstellen, die speziell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist. Über diese App können die Mitarbeiter dann Hinweise auf mögliche Verstöße melden. Die Meldungen werden automatisch an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet und können so schnell bearbeitet werden. Das spart Zeit und Geld und hilft, rechtliche Risiken zu minimieren. Mit UNOY® können Unternehmen also nicht nur ihr Wissen digitalisieren, sondern auch das Compliance- und Risikomanagement optimieren. Probieren Sie es aus und lassen Sie sich von UNOY® unterstützen
Umfassende Beratung und Schulung
Darüber hinaus bietet Skribe Rechtsanwälte umfassende Beratung und Schulung zu allen Aspekten des Hinweisgeberschutzgesetzes (HschG), einschließlich der gesetzlichen Anforderungen an ein internes Hinweisgebersystem, der Schulung von Mitarbeitern sowie der Durchführung von Untersuchungen und Maßnahmen bei Fehlverhalten oder Rechtsverstößen. Unsere erfahrenen Anwälte können Unternehmen und juristische Personen des öffentlichen Sektors dabei unterstützen, ein wirksames Hinweisgebersystem einzurichten, das Hinweisgeber schützt und ihnen die Möglichkeit gibt, Bedenken oder Fragen zu äußern.
Wenn ein Whistleblower eine Meldung einreicht, können wir Unternehmen und juristische Personen des öffentlichen Sektors bei der Untersuchung und Behebung von Fehlverhalten oder Rechtsverstößen unterstützen.
Wir bieten umfassende Beratung und Unterstützung bei der Durchführung von Untersuchungen, der Bewertung von Beweisen und der Festlegung von Maßnahmen zur Behebung von Fehlverhalten oder Verstößen.
Möglichkeiten mit UNOY
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Darüber hinaus können Unternehmen durch den Einsatz von UNOY® auch die interne Kommunikation verbessern und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern fördern. Mit der Plattform können Wissen und Know-how innerhalb des Unternehmens besser geteilt und strukturiert werden. Dies erleichtert nicht nur die tägliche Arbeit, sondern kann auch dazu beitragen, die Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu steigern.
Außerdem ist die Nutzung von UNOY® sehr benutzerfreundlich und erfordert keine Programmierkenntnisse. Die Plattform ist intuitiv und einfach zu bedienen, so dass Unternehmen schnell und einfach ein effektives Whistleblowing-System einrichten können.
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Angebot für UNOY-Hinweisgebersystem und Prüfung
Wir bieten Unternehmen verschiedene Pakete zur Einrichtung eines wirksamen Hinweisgebersystems an. Für Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern bieten wir ein Paket für 99 EUR an, das die Einrichtung des Hinweisgebersystems und ein Audit alle sechs Monate umfasst. Für Unternehmen mit 50 bis 250 Mitarbeitern bieten wir ein umfassenderes Paket für 600 EUR an, das zusätzliche Schulungen und ein jährliches Audit beinhaltet. Für Unternehmen mit 500 bis 1000 Mitarbeitern bieten wir ein Premium-Paket für 1500 Euro an, das umfassende Beratung, Schulungen, jährliche Audits und eine Whistleblower-Hotline beinhaltet.
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